Þú heldur ráðstefnu og hvað svo? Kristjana Björk Barðdal og Unnur Ársælsdóttir skrifa 16. mars 2021 12:01 Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Kristjana Björk Barðdal Jafnréttismál Mest lesið Af hverju eru kennarar að fara í verkfall? Anton Már Gylfason Skoðun Val Vigdísar Skúli Ólafsson Skoðun Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir Skoðun Árið 1975 er að banka Rakel Linda Kristjánsdóttir Skoðun Hlýnun jarðar mun ekki valda heimsendi Sæunn Kjartansdóttir Skoðun Friður á jörðu Þröstur Friðfinnsson Skoðun Evrópusambandið eða nasismi Snorri Másson Skoðun Eru tengsl milli Úkraínustríðsins og breyttrar stöðu Grænlands? Hilmar Þór Hilmarsson Skoðun Friður eða svikalogn? Hilmari Þór Hilmarssyni, prófessor, svarað Andri Þorvarðarson Skoðun Opið bréf til Íslandspósts ohf. Gróa Jóhannsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Eru tengsl milli Úkraínustríðsins og breyttrar stöðu Grænlands? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar Skoðun Árið 1975 er að banka Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir skrifar Skoðun Val Vigdísar Skúli Ólafsson skrifar Skoðun Friður á jörðu Þröstur Friðfinnsson skrifar Skoðun Af hverju eru kennarar að fara í verkfall? Anton Már Gylfason skrifar Skoðun Opið bréf til Íslandspósts ohf. Gróa Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Gaza getur ekki beðið lengur Hjálmtýr Heiðdal,Magnús Magnússon skrifar Skoðun Ísland yrði betra með aðild að Evrópusambandinu Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun SVEIT – Kastið inn handklæðinu Aðalsteinn Árni Baldursson skrifar Skoðun Skjáfíkn - vísindi eða trú? Ásdís Bergþórsdóttir skrifar Skoðun Evrópusambandið eða nasismi Snorri Másson skrifar Skoðun Friður eða svikalogn? Hilmari Þór Hilmarssyni, prófessor, svarað Andri Þorvarðarson skrifar Skoðun Hlýnun jarðar mun ekki valda heimsendi Sæunn Kjartansdóttir skrifar Skoðun Listin að styðja en ekki stýra Árni Sigurðsson skrifar Skoðun Með vægi í samræmi við það Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hugvíkkandi efni: Forvitni umfram dómhörku Bergsveinn Ólafsson skrifar Skoðun Velferðartækni er það lykillinn að sjálfbærara heilbrigðiskerfi? Helga Dagný Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Hindrum fleiri græn gímöld með einföldun regluverks Ásta Logadóttir,Trausti Björgvinsson skrifar Skoðun Vegna FB færslu Kristins Hrafnssonar: Misskilningur um endurgreiðslukerfi kvikmynda Ólafur William Hand skrifar Skoðun Hvernig tölum við um mat í kringum börnin okkar? Berglind Lilja Guðlaugsdóttir skrifar Skoðun Fangelsismál - Sparnaður og endurhæfing Ólafur Ágúst Hraundal skrifar Skoðun Syndaaflausnin er svo að við ætlum að læra af þessu „á ykkar kostnað“ Davíð Bergmann skrifar Skoðun Tvær þjóðir í sama landi Einar Helgason skrifar Skoðun Henta vísindin bara þegar þau styðja skoðanir okkar? Haukur Logi Jóhannsson skrifar Skoðun Hlutverk markmiða er að umbreyta okkur Árni Sigurðsson skrifar Skoðun Líknarslæving við lífslok er umdeild meðferð Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Óáreiðanlegar mælingar og misvísandi fréttir Sigurjón Arnórsson skrifar Skoðun Unga fólkið okkar og samfélagsmiðlar Fjóla Einarsdóttir skrifar Skoðun Hvað segir Morgunblaðið nú um stöðu litlu ríkjanna í ESB? Ole Anton Bieltvedt skrifar Sjá meira
Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar.
Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir Skoðun
Skoðun Eru tengsl milli Úkraínustríðsins og breyttrar stöðu Grænlands? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar
Skoðun Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir skrifar
Skoðun Friður eða svikalogn? Hilmari Þór Hilmarssyni, prófessor, svarað Andri Þorvarðarson skrifar
Skoðun Velferðartækni er það lykillinn að sjálfbærara heilbrigðiskerfi? Helga Dagný Sigurjónsdóttir skrifar
Skoðun Hindrum fleiri græn gímöld með einföldun regluverks Ásta Logadóttir,Trausti Björgvinsson skrifar
Skoðun Vegna FB færslu Kristins Hrafnssonar: Misskilningur um endurgreiðslukerfi kvikmynda Ólafur William Hand skrifar
Skoðun Syndaaflausnin er svo að við ætlum að læra af þessu „á ykkar kostnað“ Davíð Bergmann skrifar
Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir Skoðun