Van­nýtta auð­lindin

Viðskiptaráð viðraði nýverið skoðun sína á opinberu eftirliti með ýmis konar starfsemi, sem nú er sinnt af fulltrúum ríkisins. Sú umræða snerist að hluta til um að faggiltar prófunar- skoðunar- og vottunarstofur geti gegnt hlutverki eftirlitsaðila og opinberir aðilar þurfi ekki að annast slík verkefni sjálfir. Undir það tekur Staðlaráð Íslands enda er sú aðferð þekkt um allan heim. Í því felst að gera þarf lögbundna kröfu um að þeir sem eftirlitinu sæta komi sér upp t.d. stöðluðu, vottuðu stjórnunarkerfi sem svo er tekið út með reglubundnum hætti af faggiltum aðila. Með að nýta kerfi sem þegar er til staðar má tryggja að eftirlitsskyldur rekstur sé alltaf í ásættanlegu horfi og í samræmi við kröfur og eftirlit með honum sé auk þess í lagi. Þannig þarf hið opinbera ekki sjálft að koma sér upp dýrum sérfræðingum á þröngum sviðum til að tryggja öryggi fólks.

Kröfur til ferðaþjónustuaðila án virkniskoðunar

Sjáum fyrir okkur fyrirtæki í ferðaþjónustu sem býður þjónustu þar sem gæta þarf sérstaklega að öryggi viðskiptavina. Það gætu verið hvers kyns hellaferðir, Zipline upplifun, köfun, fjallgöngur, siglingar og í raun allar tegundir þjónustu þar sem ferðamaður þarf að reiða sig á að viðkomandi rekstraraðili tryggi öryggi hans. Nú eru gerðar kröfur um að viðkomandi fyrirtæki skrifi öryggisáætlun sem Ferðamálastofa getur kallað eftir ef ástæða þykir til. Öryggisáætlanir eiga að samanstanda af áhættumati, verklagsreglum, viðbragðsáætlun og atvikaskýrslum. Ekkert eftirlit er hins vegar með því að þessi sömu fyrirtæki skrifi, fylgi eða uppfæri verklagsreglur eða viðbragðsáætlanir. Eingöngu er bent á að verklagsreglur og viðbragðsáætlanir þarfnist reglulegrar endurskoðunar og uppfærslu. Breyttar aðstæður í síbreytilegri náttúru, frávik, nýjar kröfur og væntingar viðskiptavina um öryggi eru allt atriði sem geta breyst eins og hendi sé veifað, eins og dæmin sanna.

Stjórnvöld gætu hert á kröfum til þeirra sem taka að sér að gæta að öryggi viðskiptavina sinna og gert það að skilyrði fyrir rekstrarleyfi að fyrirtæki t.d. í áhættuferðaþjónustu komi sér upp stjórnunarkerfi í samræmi við bestu viðmið og kröfur sem hæfustu sérfræðingar hafa teiknað upp í staðli. Oft eru raunar lögbundnar kröfur um að ýmiskonar búnaður sem notaður er í slíkum ferðum sé CE merktur og þá uppfyllir hann ströngustu öryggiskröfur. En er nóg að bara búnaðurinn sé öruggur? Hvað með hönnun ferðanna sjálfra, aðstæðurnar sem fólk er sett í og er öruggt að stöðugt sé fylgst með þeim og þær endurmetnar? Fjöldi staðla um rekstur ýmiskonar ferðaþjónustu er þegar til, þ.m.t. stjórnunarkerfi fyrir ferðaþjónustufyrirtæki í áhættuferðamennsku. Slík stjórnunarkerfi innihalda kröfur um að fyrirtækið fylgi ítrustu lagakröfum sem lög og reglur í landinu bjóða upp á, auk eigin krafna, geri öryggis- og viðbragðsáætlanir í samræmi við slíkar kröfur, rýni þær reglulega og viðhaldi í samræmi við aðstæður hverju sinni auk þess að veita upplýsingar um þær öllum hagaðilum, þ.m.t. viðskiptavinum. Kerfið gerir auk þess ráð fyrir stöðugum umbótum þar sem breytingar og frávik eru rýnd og greind og við þeim brugðist. Vottun slíkra stjórnunarkerfa er notuð víða um heim til að tryggja öryggi fólks, veita viðskiptavinum upplýsingar um öryggi þeirra og velferð og slík vottun hefur reynst mörgum fyrirtækjum verðmæt í markaðssetningu.

Reglulegt, staðlað og öruggt eftirlit

Vottun stjórnunarkerfa er eftirlit í sjálfu sér sem nær mun lengra en núverandi eftirlit hins opinbera. Með kröfu um vottun stjórnunarkerfis væri eftirlitinu breytt á þann veg að í stað þess að gert sé ráð fyrir að slík fyrirtæki skrifi öryggisáætlun við upphaf rekstrar, eins og nú er raunin, er vottunar krafist á stjórnunarkerfið áður en rekstur hefst og vinnubrögð fyrirtækisins tekin út af faggiltum vottunaraðila í árlegum viðhaldsúttektum. Á þriggja ára fresti fer fram endurvottun með dýpri rýni og skoðun á virkni kerfisins og sannreynt að raunverulega sé farið að lögbundnum kröfum og kröfum sem fyrirtækin setja sér sjálf. Öllum breytingum og frávikum ber að bregðast við til að halda vottuninni, sem eins og áður segir gæti verið skilyrði rekstrarleyfis. Kerfið er til, reiðubúið til notkunar. Í því felst auðlind sem nota má til að hafa eftirlit með þjónustu þar sem öryggi viðskiptavina er í forgrunni. Í því felst líka gott og nauðsynlegt aðhald fyrir fyrirtækin sjálf. Þau sem þegar hafa allt sitt á þurru þurfa líklega ekki að bæta miklu við til að standast þessar kröfur.

Eftirlit sem framkvæmt er með þessum hætti má nota í flestum atvinnugreinum og til eru staðlar sem veita leiðsögn t.d. um rekstur menntastofnana, heilbrigðisstofnana, sveitarfélaga og sjókvíaeldis og svo mætti lengi telja. Það má raunar halda því fram að á svo litlum markaði sem Ísland er, ættu slík verkfæri að vera miklu meira notuð en raunin er. Með því færast verkefni sem nú eru á borðum opinberra starfsmanna yfir í staðlað, vandað og öruggt kerfi sem þegar er til og auðlindir ríkisins má nota í önnur brýn verkefni. Jafnvel ríkið sjálft gæti haft gagn af því að taka upp stjórnunarkerfi sem tryggja verkferla, eftirlit og stöðugar umbætur því meginhugsunin á bak við slíka gæðastjórnun er að tryggja góða, gagnsæja og trausta þjónustu og gæta að hagsmunum allra hagaðila.

Alltaf til lausnir

Til eru alþjóðlegir staðlar í tugþúsundavís nú þegar, svo líkur eru á að til séu staðlar á öllum sviðum sem við rekum okkar fyrirtæki á. Þar sem ekki eru til staðlar, má skrifa staðla með aðkomu allra hagaðila á sviðinu eins og gert var með Jafnlaunastaðalinn ÍST 85, á sínum tíma. Hann hefur vakið athygli og aðdáun um allan heim enda var þar brugðist við kerfislægu vandamáli með því að allir hagaðilar komu sér saman um kröfur og kerfi sem síðan er tekið út af faggiltum vottunaraðilum. Innleiðing þess kerfis hefði reyndar mátt vera betur undirbúin af hinu opinbera en þrátt fyrir vankanta sem finna má á kerfinu benda rannsóknir til þess að launagreiðslur fyrir sambærilega vinnu séu nú jafnari en áður. Með tilvísun til staðalsins í Jafnréttislögunum gerði hið opinbera skýrar kröfur um að tiltekin fyrirtæki kæmu sér upp vottuðu jafnlaunakerfi. Vottunin er svo tilkynnt Jafnréttisstofu og hennar eina eftirlit felst í því að fylgjast með því að fyrirtæki séu vottuð því faggiltir vottunaraðilar sjá um allar efnislegar úttektir.

Samkeppnishæfni, framfarir og árangur í húfi

Þeir sem nota staðla til að móta rekstur sinn, tryggja eigin samkeppnishæfni og að reksturinn byggir alltaf á bestu viðmiðum um atvinnugreinina hverju sinni. Virk þátttaka í stöðlun gefur forskot á samkeppnisaðila, tækifæri til að móta viðmið atvinnugreinarinnar og tækifæri til að vinna með sérfræðingum á sama sviði. Kostnaður við innleiðingu stjórnunarkerfa skilar sér í aukinni framleiðni, betra aðgengi að mörkuðum, betri vörum og þjónustu, færri slysum og auknu trausti viðskiptavina. Það er engin tilviljun að Alþjóðaviðskiptastofnunin (WTO), Efnahags- og framfarastofnun Evrópu (OECD), Sameinuðu þjóðirnar (Sþ), Evrópusambandið (ESB) og Alþjóðabankinn (World bank) eru allt alþjóðlegar stofnanir sem leggja áherslu á stöðlun og notkun staðla til að brjóta niður viðskiptahindranir, auka samkeppnishæfni, tryggja öryggi fólks og heilsu, tryggja árangur í umhverfismálum og auka framfarir.

Höfundur er framkvæmdastjóri Staðlaráðs Íslands.