Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið Hvers vegna var Úlfar rekinn? Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Um styttingu vinnuvikunnar í leikskólum Reykjavíkurborgar, ákall um leiðréttingu Anna Margrét Ólafsdóttir,Hafdís Svansdóttir,Jónína Einarsdóttir Skoðun Ríkisstjórnin ræðst gegn ferðaþjónustu bænda Lilja Rannveig Sigurgeirsdóttir Skoðun Að apa eða skapa Rósa Dögg Ægisdóttir Skoðun Gangast við mistökum Júlíus Birgir Jóhannsson Skoðun Að reyna að „tímasetja“ markaðinn - er það góð strategía? Baldvin Ingi Sigurðsson Skoðun Eru forsætisráðherra og ríkisstjórn hrædd við vilja fólksins; lýðræðið? Ole Anton Bieltvedt Skoðun Að vilja meira og meira, meira í dag en í gær Harpa Fönn Sigurjónsdóttir Skoðun Lífsnauðsynlegt aðgengi Bryndís Haraldsdóttir Skoðun Kallað eftir málefnalegri umræðu um kröfur um íslenskukunnáttu Eiríkur Rögnvaldsson Skoðun Skoðun Skoðun Sjónarspil í Istanbul Gunnar Pálsson skrifar Skoðun Að vilja meira og meira, meira í dag en í gær Harpa Fönn Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Sjálfboðaliðinn er hornsteinninn Hannes S. Jónsson skrifar Skoðun Kallað eftir málefnalegri umræðu um kröfur um íslenskukunnáttu Eiríkur Rögnvaldsson skrifar Skoðun Gangast við mistökum Júlíus Birgir Jóhannsson skrifar Skoðun Um styttingu vinnuvikunnar í leikskólum Reykjavíkurborgar, ákall um leiðréttingu Anna Margrét Ólafsdóttir,Hafdís Svansdóttir,Jónína Einarsdóttir skrifar Skoðun Ríkisstjórnin ræðst gegn ferðaþjónustu bænda Lilja Rannveig Sigurgeirsdóttir skrifar Skoðun Að apa eða skapa Rósa Dögg Ægisdóttir skrifar Skoðun Að reyna að „tímasetja“ markaðinn - er það góð strategía? Baldvin Ingi Sigurðsson skrifar Skoðun Lífsnauðsynlegt aðgengi Bryndís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Hvers vegna var Úlfar rekinn? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Eru forsætisráðherra og ríkisstjórn hrædd við vilja fólksins; lýðræðið? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Þegar við ætluðum að hitta Farage - Á Ísland að ganga í ESB? Sveinn Ólafsson skrifar Skoðun Sama steypan Ingólfur Sverrisson skrifar Skoðun Ofbeldi gagnvart eldra fólki Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Að taka ekki mark á sjálfum sér Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Betri borg Alexandra Briem skrifar Skoðun Að eiga sæti við borðið Grímur Grímsson skrifar Skoðun Hagnaðurinn sem við afsölum okkur: Af hverju salan á Íslandsbanka er samfélagslegt glapræði Karl Héðinn Kristjánsson skrifar Skoðun Íþróttir eru lykilinn Willum Þór Þórsson skrifar Skoðun Framtíð safna í ferðaþjónustu Guðrún D. Whitehead skrifar Skoðun Munu Ísraelsmenn sprengja bifreið páfa í loft upp? Einar Baldvin Árnason skrifar Skoðun Að skapa framtíð úr fortíð Anna Hildur Hildibrandsdóttir skrifar Skoðun Tími til umbóta í byggingareftirliti Sigurður Ingi Jóhannsson skrifar Skoðun Stærð er ekki mæld í sentimetrum Sigmar Guðmundsson skrifar Skoðun Áður en íslenskan leysist upp Gamithra Marga skrifar Skoðun Lögfræðingurinn sem gleymdi tilgangi laga Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Þétting byggðar – nokkur mistök gjaldfella ekki stefnuna Samúel Torfi Pétursson skrifar Skoðun Breyta lífum til hins betra eða dvelja áfram í hýðum síns vetra? Tómas Ellert Tómasson skrifar Skoðun Hverjum þjónar nýsköpunin? Halldóra Mogensen skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
Um styttingu vinnuvikunnar í leikskólum Reykjavíkurborgar, ákall um leiðréttingu Anna Margrét Ólafsdóttir,Hafdís Svansdóttir,Jónína Einarsdóttir Skoðun
Eru forsætisráðherra og ríkisstjórn hrædd við vilja fólksins; lýðræðið? Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Skoðun Kallað eftir málefnalegri umræðu um kröfur um íslenskukunnáttu Eiríkur Rögnvaldsson skrifar
Skoðun Um styttingu vinnuvikunnar í leikskólum Reykjavíkurborgar, ákall um leiðréttingu Anna Margrét Ólafsdóttir,Hafdís Svansdóttir,Jónína Einarsdóttir skrifar
Skoðun Eru forsætisráðherra og ríkisstjórn hrædd við vilja fólksins; lýðræðið? Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Hagnaðurinn sem við afsölum okkur: Af hverju salan á Íslandsbanka er samfélagslegt glapræði Karl Héðinn Kristjánsson skrifar
Skoðun Breyta lífum til hins betra eða dvelja áfram í hýðum síns vetra? Tómas Ellert Tómasson skrifar
Um styttingu vinnuvikunnar í leikskólum Reykjavíkurborgar, ákall um leiðréttingu Anna Margrét Ólafsdóttir,Hafdís Svansdóttir,Jónína Einarsdóttir Skoðun
Eru forsætisráðherra og ríkisstjórn hrædd við vilja fólksins; lýðræðið? Ole Anton Bieltvedt Skoðun