Það þarf ekki að höggva tré til að undir­rita skjal

Það eru eflaust fáir sem spá nokkurn tímann í því hversu mikil sóun fer í skjalavinnslu fyrirtækja. Ferlið við að skrifa undir eitt skjal getur haft mun vegameiri áhrif á umhverfið en flestir gera sér grein fyrir. Ferlið við að prenta, geyma og farga gögnum stuðlar að eyðingu skóga ásamt losun á loft- og vatnsmengun. Pennar eru engu skárri, en blekið sem þeir nota getur stuðlað að losun eitraðra efna í umhverfið. Lukkulega stendur okkur til boða hentugan valkost sem stuðlar ekki að þessum umhverfisáhrifum – rafrænar undirskriftir.

Rafrænar undirskriftir hafa stuðlað að byltingu í því hvernig við undirritum og vinnum úr skjölum. Tæknin býður upp á hraðvirkan og öruggan valkost til að undirrita og meðhöndla gögn. En þessi valkostur býður líka upp á fjölda umhverfisávinninga fram yfir hefðbundnar undirskriftaleiðir – við skulum skoða þá nánar.

Látum greyið trén í friði

Fyrsti umhverfis ávinningurinn sem kemur til huga er líklega minni pappírsnotkun. Hefðbundin undirskriftarferli krefjast prentunar, geymslu og förgunar á pappírsskjölum, sem safnast upp í talsvert magn af úrgangi. Með rafrænum undirskriftum er hægt að undirrita skjöl rafrænt og útrýma notkun pappírs og bleks - sem dregur verulega úr umhverfisáhrifum sem myndast við ferlið.

Þegar undirrita þarf skjöl með pappír og penna þarf að prenta út mörg eintök af hverju skjali fyrir hvern og einn aðila sem kemur að málinu. Þetta er fljótt að safnast upp – til dæmis ef skjal er 20 blaðsíður og það þarf átta einstaklinga til að undirrita, þá þarf að prenta 160 blaðsíður fyrir þetta eina skjal. En hvað ef það uppgötvast mistök í skjalinu? Eða þarf að endurskoða og endurnýja hann á hálfsárs fresti? Minnstu frávik eru fljót að vinna upp á sig.

Með rafrænum undirskriftum þarf ekki að prenta út mörg eintök af skjali fyrir hvern og einn undirritanda. Skjalinu er hlaðið inn á örugga vefgátt og hver undirritandi getur undirritað skjalið rafrænt með snjallsímanum sínum. Þannig ýtir tæknin einnig undir aukið aðgengi að skjölum. Þegar margir þurfa að skrifa undir skjal getur reynst erfitt að samræma tímasetningar og koma öllum undir sama þak á sama tíma. Með rafrænum undirskriftum geta undirritarar hins vegar nálgast skjalið hvaðan sem er og undirritað það þegar þeim hentar.

Að draga úr pappírssóun með rafrænum undirskriftum er ekki bara hagkvæmt fyrir umhverfið – heldur sparar það líka pening. Prentun og meðhöndlun skjala getur verið dýr, sérstaklega fyrir stærri stofnanir. Með því að draga úr þörfinni fyrir þessa starfsemi geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildarhagkvæmni – sem ætti að vera enn meiri hvati fyrir fyrirtæki að skipta pappírnum út.

Tilgangslaus kolefnislosun

Auk þess að vernda trén í kringum okkur geta rafrænar undirskriftir dregið úr kolefnisfótspori sem tengist undirritunum. Hefðbundin undirritunarferli fela oft í sér flutning á skjölum - hvort sem það með pósti eða í persónu - sem stuðlar að umhverfislosun frá samgöngutækjum. Með rafrænum undirskriftum er hægt að skrifa undir og vinna úr skjölum hvaðan sem er með nettengingu, sem dregur úr ferðaþörf og minnkar útblástur.

Þannig er hægt að útrýma þörfinni fyrir flutning á skjölum og því þarf ekki að ganga á auðlindir sem stuðla að gróðurhúsaáhrifum. Með skjölum sem prentuð eru á pappír er oft nauðsynlegt flytja þau líkamlega til allra sem koma að ferlinu. Það skapar töluverða kolefnislosun, sérstaklega í lengri sendingum sem nota flugvélar og flutningaskip. Í stað þess getum við undirritað og deilt skjölum rafrænt, sem útrýmir öllum gagnaflutningi og tilheyrandi mengun.

Samkvæmt rannsókn sem unnin var af tæknifyrirtækinu Adobe, draga rafrænar undirskriftir úr kolefnislosun um allt að 80 prósent fyrir hverja undirskrift. Það er því ljóst rafrænar undirskriftir geta dregið verulega úr kolefnisfótspori fyrirtækja og einstaklinga. Af öllum þeim ábötum sem fást með rafrænum undirskriftum er minni kolefnislosun mögulega sá mikilvægasti.

Það er dýrt að geyma og gleyma

Rafrænar undirskriftir styðja einnig við sjálfbærni með því að útrýma þörfinni fyrir áþreifanlegri geymslu á skjölum. Með hefðbundnum undirskriftum þarf að geyma afrit af skjölum í skjalaskáp eða kassa, sem þarf að skipuleggja og tileinka pláss. Með rafrænni undirskriftagátt er hins vegar hægt að geyma öll undirrituð skjöl á öruggum vettvangi á netinu og nálgast þau hvar og hvenær sem er með öruggri auðkenningu. Þetta útilokar ekki aðeins þörfina fyrir geymslu, heldur dregur einnig úr hættu á að skjöl glatist eða skemmist.

Rafrænar undirskriftir auka skilvirkni fyrirtækja með því að draga úr þeim tíma sem þarf til að undirrita og vinna skjöl. Með þeim geta allir aðilar lokið ferlinu fjarstýrt og í rauntíma, án þess að mæta á persónulega fundi. Þannig sparast tími og orka við að ferðast til og frá undirritunarstað. Þessi áhrif draga einnig úr kolefnisfótspori þar sem fólk þarf ekki að nota samgöngumáta til að nálgast skjöl.

Ennfremur einfalda rafrænar undirskriftir undirritunarferlið í heild og dregur þannig úr líkum á villum og mistökum. Með hefðbundnum undirskriftum er ekki óalgengt að skjöl týnist eða fari í ranga geymslu, sem leiðir til tafa og aukinnar sóunar. Rafrænar undirskriftir bjóða hins vegar upp á öruggari og skipulagðari valkost þar sem skjöl eru geymd á miðlægum stað sem er aðeins aðgengilegur aðilum sem hlut eiga að máli. Þetta dregur úr möguleikum á villum og mistökum, auk þess að bæta öruggi gagnanna.

En rafrænar undirskriftir geta líka hjálpað fyrirtækjum að draga úr kostnaði. Með því að útrýma þörfinni fyrir prentun, póstsendingum og geymslu skjala geta rafrænar undirskriftir dregið verulega úr kostnaði og bætt heildar skilvirkni. Með því að auka skilvirkni og draga úr sóun eru rafrænar undirskriftir frábær leið til að hjálpa fyrirtækjum að auka framleiðni á sama tíma og þau draga úr umhverfisáhrifum.

Það er því ljóst að rafræn undirskriftartækni hefur veruleg áhrif á umhverfið. Tæknin dregur úr pappírsnotkun og kolefnislosun, styður við sjálfbærni og stuðlar að ábyrgri auðlindanotkun. Valið um að færa sig yfir í rafrænar undirskriftir er ekki bara spurning um þægindi og skilvirkni, heldur er þetta líka tækifæri til að styðja við og vernda umhverfið. Með því að tileinka okkur þessa tækni getum við hjálpað til við að skapa sjálfbærari framtíð fyrir okkur sjálf og komandi kynslóðir. Það þarf ekki að höggva tré til að undirrita skjal.

Höfundur er markaðs- og samskiptastjóri Dokobit.