Varðveisla skjala og persónuvernd Svanhildur Bogadóttir skrifar 3. júlí 2018 07:00 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Mest lesið Kirsuberjatínsla félagsmálaráðherra Gunnar Úlfarsson Skoðun Er systir þín skyld þér, fáum við rétt borgað og af hverju megum við ekki vita? Þórður Snær Júlíusson Skoðun Kjöt og krabbamein Hulda María Einarsdóttir,Jórunn Atladóttir,Sigurdís Haraldsdóttir Skoðun Silja Bára rektor Háskóla Íslands Stefán Hrafn Jónsson Skoðun Stóra klúður Íslands í raforkumálum Þorgerður María Þorbjarnardóttir Skoðun Hagsmunir háskólanema í rektorskjöri Kolbrún Þ. Pálsdóttir Skoðun Gervigreind í skólastarfi – hvað getum við lært af Eistlandi? Þorsteinn Siglaugsson Skoðun Við kjósum Silju Báru í dag! Agla Elín Davíðsdóttir,Ari Borg Helgason,Hekla Sól Hafsteinsdóttir,Margrét Bo Wan Waage Reynisdóttir,Nína Kristín Gunnarsdóttir,Ragnheiður Dóra H. Jónsdóttir Skoðun Kolbrún Pálsdóttir – Öflugur leiðtogi fyrir framtíð Háskóla Íslands Kristín Jónsdóttir,Þórdís Jóna Sigurðardóttir Skoðun Skrautfjöðurin jafnlaunavottun Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Tökum höndum saman og kveðum niður þennan mannskæða farald! Arnrún María Magnúsdóttir skrifar Skoðun Forystukrísa Sjálfstæðisflokksins í Hafnarfirði á sér margar kostulegar birtingarmyndir! Árni Rúnar Þorvaldsson skrifar Skoðun Utanríkis- og varnarmál Gunnar Bragi Sveinsson skrifar Skoðun Samkeppni er lykillinn að arðsemi fyrirtækja Friðrik Ingi Friðriksson skrifar Skoðun Bréf til síungra sósíalista um land allt Oddný Eir Ævarsdóttir skrifar Skoðun Hamas; orsök eða afleiðing? Hlédís Sveinsdóttir skrifar Skoðun Foreldrar – tæmið öskubakkana og setjið börnin í bílstóla Guðný Helga Herbertsdóttir skrifar Skoðun Samvinnufélög og brothættar byggðir – leið til sjálfbærrar þróunar Ásdís Helga Bjarnadóttir skrifar Skoðun Að rjúfa vopnahlé – 300 myrt á svipstundu Salvör Gullbrá Þórarinsdóttir,Yousef Tamimi skrifar Skoðun A Strong International University Kolbrún Þ. Pálsdóttir skrifar Skoðun Þrjú lykilskref í átt að betri háskóla. Ingibjörg Gunnarsdóttir mun stíga þau Styrmir Hallsson skrifar Skoðun Kirsuberjatínsla félagsmálaráðherra Gunnar Úlfarsson skrifar Skoðun Hreint vatn frá Heiðmörk til framtíðar Sólrún Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Hvers vegna skipta raddir ungmenna af erlendum uppruna máli? Guðrún Elsa Tryggvadóttir skrifar Skoðun Skrautfjöðurin jafnlaunavottun Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Fjármál og akademískt frelsi Silja Bára Ómarsdóttir skrifar Skoðun Silja Bára rektor Háskóla Íslands Stefán Hrafn Jónsson skrifar Skoðun Við kjósum Silju Báru í dag! Agla Elín Davíðsdóttir,Ari Borg Helgason,Hekla Sól Hafsteinsdóttir,Margrét Bo Wan Waage Reynisdóttir,Nína Kristín Gunnarsdóttir,Ragnheiður Dóra H. Jónsdóttir skrifar Skoðun Er systir þín skyld þér, fáum við rétt borgað og af hverju megum við ekki vita? Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Gervigreind í skólastarfi – hvað getum við lært af Eistlandi? Þorsteinn Siglaugsson skrifar Skoðun Smánin tilheyrir geranda en of oft klínt á þolanda Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Jarðhiti jafnar leikinn Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Skipbrot Reykjavíkurborgar Davíð J. Arngrímsson skrifar Skoðun Stóra klúður Íslands í raforkumálum Þorgerður María Þorbjarnardóttir skrifar Skoðun Hvað geta ungmenni gert fyrir jörðina? Matthildur Þóra Skúladóttir,Guðmundur Ingi Valgeirsson skrifar Skoðun Fjarkönnun og sjálfstæði þjóðar Karl Arnar Arnarson skrifar Skoðun Virðisaukaskattur og sveitarfélög – ekki er allt sem sýnist Helgi Már Jósepsson,Tina Paic skrifar Skoðun Græðgin, vísindin og spilakassarnir Kristján Jónasson,Alma Hafsteinsdóttir,Steinn Guðmundsson,Tryggvi Rúnar Brynjarsson skrifar Skoðun Kjöt og krabbamein Hulda María Einarsdóttir,Jórunn Atladóttir,Sigurdís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Rektorskjör HÍ Soffía Auður Birgisdóttir skrifar Sjá meira
Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður
Er systir þín skyld þér, fáum við rétt borgað og af hverju megum við ekki vita? Þórður Snær Júlíusson Skoðun
Við kjósum Silju Báru í dag! Agla Elín Davíðsdóttir,Ari Borg Helgason,Hekla Sól Hafsteinsdóttir,Margrét Bo Wan Waage Reynisdóttir,Nína Kristín Gunnarsdóttir,Ragnheiður Dóra H. Jónsdóttir Skoðun
Kolbrún Pálsdóttir – Öflugur leiðtogi fyrir framtíð Háskóla Íslands Kristín Jónsdóttir,Þórdís Jóna Sigurðardóttir Skoðun
Skoðun Tökum höndum saman og kveðum niður þennan mannskæða farald! Arnrún María Magnúsdóttir skrifar
Skoðun Forystukrísa Sjálfstæðisflokksins í Hafnarfirði á sér margar kostulegar birtingarmyndir! Árni Rúnar Þorvaldsson skrifar
Skoðun Foreldrar – tæmið öskubakkana og setjið börnin í bílstóla Guðný Helga Herbertsdóttir skrifar
Skoðun Samvinnufélög og brothættar byggðir – leið til sjálfbærrar þróunar Ásdís Helga Bjarnadóttir skrifar
Skoðun Að rjúfa vopnahlé – 300 myrt á svipstundu Salvör Gullbrá Þórarinsdóttir,Yousef Tamimi skrifar
Skoðun Þrjú lykilskref í átt að betri háskóla. Ingibjörg Gunnarsdóttir mun stíga þau Styrmir Hallsson skrifar
Skoðun Hvers vegna skipta raddir ungmenna af erlendum uppruna máli? Guðrún Elsa Tryggvadóttir skrifar
Skoðun Við kjósum Silju Báru í dag! Agla Elín Davíðsdóttir,Ari Borg Helgason,Hekla Sól Hafsteinsdóttir,Margrét Bo Wan Waage Reynisdóttir,Nína Kristín Gunnarsdóttir,Ragnheiður Dóra H. Jónsdóttir skrifar
Skoðun Er systir þín skyld þér, fáum við rétt borgað og af hverju megum við ekki vita? Þórður Snær Júlíusson skrifar
Skoðun Gervigreind í skólastarfi – hvað getum við lært af Eistlandi? Þorsteinn Siglaugsson skrifar
Skoðun Hvað geta ungmenni gert fyrir jörðina? Matthildur Þóra Skúladóttir,Guðmundur Ingi Valgeirsson skrifar
Skoðun Virðisaukaskattur og sveitarfélög – ekki er allt sem sýnist Helgi Már Jósepsson,Tina Paic skrifar
Skoðun Græðgin, vísindin og spilakassarnir Kristján Jónasson,Alma Hafsteinsdóttir,Steinn Guðmundsson,Tryggvi Rúnar Brynjarsson skrifar
Er systir þín skyld þér, fáum við rétt borgað og af hverju megum við ekki vita? Þórður Snær Júlíusson Skoðun
Við kjósum Silju Báru í dag! Agla Elín Davíðsdóttir,Ari Borg Helgason,Hekla Sól Hafsteinsdóttir,Margrét Bo Wan Waage Reynisdóttir,Nína Kristín Gunnarsdóttir,Ragnheiður Dóra H. Jónsdóttir Skoðun
Kolbrún Pálsdóttir – Öflugur leiðtogi fyrir framtíð Háskóla Íslands Kristín Jónsdóttir,Þórdís Jóna Sigurðardóttir Skoðun