Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Forvarnir á ferð Erlingur Sigvaldason Skoðun Bakpokinn sem þyngist aðeins hjá öðrum Inga Sæland Skoðun Örlög Íslendinga og u-beygja áhrifamesta fjármálamanns heims Snorri Másson Skoðun Það læra börnin sem fyrir þeim er haft Sigurður Örn Hilmarsson Skoðun Fegurð sem breytir skólum Einar Mikael Sverrisson Skoðun Mataræði í stóra samhengi lífsins Birna Þórisdóttir Skoðun Jóhann Páll: Vertu í liði með náttúrunni ekki gegn henni Guðmundur Ingi Guðbrandsson Skoðun Björn Þorsteinsson as Rector - A visionary leader uniting disciplines and driving innovation Marianne Elisabeth Klinke Skoðun Hvað varð um loftslagsmálin? Kamma Thordarson Skoðun Verður Frelsið fullveldinu að bráð? Anton Guðmundsson Skoðun Skoðun Skoðun Ísland er leiðandi ljós og hvatning til fjölmiðla Hrönn Egilsdóttir skrifar Skoðun Forvarnir á ferð Erlingur Sigvaldason skrifar Skoðun Vertu meðbyr mannúðar Birna Þórarinsdóttir skrifar Skoðun Fegurð sem breytir skólum Einar Mikael Sverrisson skrifar Skoðun Það læra börnin sem fyrir þeim er haft Sigurður Örn Hilmarsson skrifar Skoðun Björn Þorsteinsson as Rector - A visionary leader uniting disciplines and driving innovation Marianne Elisabeth Klinke skrifar Skoðun Verður Frelsið fullveldinu að bráð? Anton Guðmundsson skrifar Skoðun Til rektorsframbjóðenda: Hvað gerir nýr rektor HÍ við Endurmenntun? Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Mataræði í stóra samhengi lífsins Birna Þórisdóttir skrifar Skoðun Hvað varð um loftslagsmálin? Kamma Thordarson skrifar Skoðun Bakpokinn sem þyngist aðeins hjá öðrum Inga Sæland skrifar Skoðun Örlög Íslendinga og u-beygja áhrifamesta fjármálamanns heims Snorri Másson skrifar Skoðun Ég kýs Magnús Karl sem rektor Bylgja Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Jóhann Páll: Vertu í liði með náttúrunni ekki gegn henni Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Skoðun Tífalt hærri vextir, meiri skuldir - menntastefna stjórnvalda? Júlíus Viggó Ólafsson,Vilhjálmur Hilmarsson skrifar Skoðun Lífið gefur engan afslátt Davíð Bergmann skrifar Skoðun Kolbrún Pálsdóttir sem næsti rektor HÍ Árni Guðmundsson skrifar Skoðun Vitskert veröld Einar Helgason skrifar Skoðun Draumurinn um hið fullkomna öryggisnet Signý Jóhannesdóttir skrifar Skoðun Sönnunarbyrði og hagsmunaárekstur Arnar Sigurðsson skrifar Skoðun Sem doktorsnemi styð ég Silju Báru til Rektors Háskóla Íslands Eva Jörgensen skrifar Skoðun Sterk og breið samtök – tími til að styrkja rödd minni fyrirtækja Friðrik Árnason skrifar Skoðun Nýjar ráðleggingar um mataræði María Heimisdóttir skrifar Skoðun Börn með fjölþættan vanda Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Hvalveiðar eru slæmar fyrir ímynd Íslands Clive Stacey skrifar Skoðun Netöryggi á krossgötum: Hvernig tryggjum við íslenska innviði? Heimir Fannar Gunnlaugsson skrifar Skoðun Í heimi sem samþykkir þjóðarmorð er ekkert jafnrétti Najlaa Attaallah skrifar Skoðun Heilinn okkar og klukka lífsins Birna V. Baldursdóttir ,Heiðdís B. Valdimarsdóttir skrifar Skoðun Hvað er kona? - Þörf kynjakerfisins til að skilgreina og stjórna konum Arna Magnea Danks skrifar Skoðun Ég styð Ingibjörgu Gunnarsdóttur í stöðu rektors við Háskóla Íslands Herdís Sveinsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Björn Þorsteinsson as Rector - A visionary leader uniting disciplines and driving innovation Marianne Elisabeth Klinke Skoðun
Skoðun Björn Þorsteinsson as Rector - A visionary leader uniting disciplines and driving innovation Marianne Elisabeth Klinke skrifar
Skoðun Til rektorsframbjóðenda: Hvað gerir nýr rektor HÍ við Endurmenntun? Ólafur Stephensen skrifar
Skoðun Tífalt hærri vextir, meiri skuldir - menntastefna stjórnvalda? Júlíus Viggó Ólafsson,Vilhjálmur Hilmarsson skrifar
Skoðun Netöryggi á krossgötum: Hvernig tryggjum við íslenska innviði? Heimir Fannar Gunnlaugsson skrifar
Skoðun Hvað er kona? - Þörf kynjakerfisins til að skilgreina og stjórna konum Arna Magnea Danks skrifar
Skoðun Ég styð Ingibjörgu Gunnarsdóttur í stöðu rektors við Háskóla Íslands Herdís Sveinsdóttir skrifar
Björn Þorsteinsson as Rector - A visionary leader uniting disciplines and driving innovation Marianne Elisabeth Klinke Skoðun