Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Vaktin: Forsetakosningar í Bandaríkjunum Erlent Donald Trump forseti á nýjan leik Erlent Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Íslenskir Trumpistar fylgjast spenntir með skammt frá Trump sjálfum Innlent Repúblikanar ná meirihluta í öldungadeildinni Erlent Mikill fögnuður hjá Trump-liðum Erlent Gætum þurft að bíða í nokkra daga ef ekkert óvænt gerist Erlent Andstæðingar þungunarrofs unnu í Flórída Erlent Grátbiðja deiluaðila að finna lausn Innlent Keyrði utan vegar og hafnaði á öðrum bíl sem valt Innlent Fleiri fréttir Íslenskir Trumpistar fylgjast spenntir með skammt frá Trump sjálfum Grátbiðja deiluaðila að finna lausn Rekstur borgarinnar allur að braggast segir borgarstjóri Fleiri tilkynningar um týnd ungmenni en allt árið í fyrra Eitt barn enn á gjörgæslu og líðan þess stöðug Afskipti af bifreið endaði með handtöku fjögurra manna Lausir hundar hafi drepið fleiri kindur Sögulegt spennustig týnd börn og bugaðir foreldrar Leggja til að stofna þjóðgarð í Dalabyggð Ástand skapaðist vegna skorts á armböndum Keyrði utan vegar og hafnaði á öðrum bíl sem valt Ógnaði barnsmóður sinni með haglabyssu Engar upplýsingar fást um tengsl konunnar við barnið Bein útsending: Frambjóðendur ræða málefni fatlaðs fólks Fjörutíu prósent kjósenda Miðflokks vilja Trump „Við erum ógeðslega sár fyrir hönd barnanna okkar“ Leikskólinn Mánagarður opinn á ný Bein útsending: Loftslagsmál rædd á Umhverfisþingi Frambjóðendur ræða áfengis- og vímuefnamál Perlan þurfi að seljast fyrir áramót svo dæmið gangi upp Hagnast um hálfan milljarð og reiknar með þrefalt meira á næsta ári Bein útsending: Kosningafundur með formönnum flokkanna Fjárhagsáætlun borgarinnar kynnt og Kanar ganga að kjörborðinu Aukin hætta á skriðuföllum vegna rigningar Sakfelldur fyrir þátt í banaslysi en annar ökumaður aldrei fundist Bein útsending: Kynna fjárhagsáætlun Reykjavíkurborgar „Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum“ Flugslysið sem skók þjóðina og aldrei munu fást svör við Umboðsmaður barna segir verkföll kennara mismuna börnum Segja verkfall kennara skapa ójafnræði og óréttlæti Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Vaktin: Forsetakosningar í Bandaríkjunum Erlent Donald Trump forseti á nýjan leik Erlent Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Íslenskir Trumpistar fylgjast spenntir með skammt frá Trump sjálfum Innlent Repúblikanar ná meirihluta í öldungadeildinni Erlent Mikill fögnuður hjá Trump-liðum Erlent Gætum þurft að bíða í nokkra daga ef ekkert óvænt gerist Erlent Andstæðingar þungunarrofs unnu í Flórída Erlent Grátbiðja deiluaðila að finna lausn Innlent Keyrði utan vegar og hafnaði á öðrum bíl sem valt Innlent Fleiri fréttir Íslenskir Trumpistar fylgjast spenntir með skammt frá Trump sjálfum Grátbiðja deiluaðila að finna lausn Rekstur borgarinnar allur að braggast segir borgarstjóri Fleiri tilkynningar um týnd ungmenni en allt árið í fyrra Eitt barn enn á gjörgæslu og líðan þess stöðug Afskipti af bifreið endaði með handtöku fjögurra manna Lausir hundar hafi drepið fleiri kindur Sögulegt spennustig týnd börn og bugaðir foreldrar Leggja til að stofna þjóðgarð í Dalabyggð Ástand skapaðist vegna skorts á armböndum Keyrði utan vegar og hafnaði á öðrum bíl sem valt Ógnaði barnsmóður sinni með haglabyssu Engar upplýsingar fást um tengsl konunnar við barnið Bein útsending: Frambjóðendur ræða málefni fatlaðs fólks Fjörutíu prósent kjósenda Miðflokks vilja Trump „Við erum ógeðslega sár fyrir hönd barnanna okkar“ Leikskólinn Mánagarður opinn á ný Bein útsending: Loftslagsmál rædd á Umhverfisþingi Frambjóðendur ræða áfengis- og vímuefnamál Perlan þurfi að seljast fyrir áramót svo dæmið gangi upp Hagnast um hálfan milljarð og reiknar með þrefalt meira á næsta ári Bein útsending: Kosningafundur með formönnum flokkanna Fjárhagsáætlun borgarinnar kynnt og Kanar ganga að kjörborðinu Aukin hætta á skriðuföllum vegna rigningar Sakfelldur fyrir þátt í banaslysi en annar ökumaður aldrei fundist Bein útsending: Kynna fjárhagsáætlun Reykjavíkurborgar „Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum“ Flugslysið sem skók þjóðina og aldrei munu fást svör við Umboðsmaður barna segir verkföll kennara mismuna börnum Segja verkfall kennara skapa ójafnræði og óréttlæti Sjá meira