Hver á að fá tímann sem gervigreindin sparar?

Tíminn sem gervigreind sparar á að skila sér í betri þjónustu, betri vinnudegi og hagkvæmari rekstri.

Ef verkefni sem áður tók tvo tíma tekur nú tuttugu mínútur hafa skapast verðmæti. Spurningin er því ekki aðeins hvort hægt sé að spara tíma heldur hvernig við ætlum að nýta hann.

Ég nota gervigreind reglulega til að draga saman upplýsingar, bera saman gögn, móta fyrstu drög og koma skipulagi á verkefni. Hún tekur ekki ákvörðunina fyrir mig. Ég þarf áfram að yfirfara niðurstöðuna og bera ábyrgð á því sem ég geri við hana. Hún hjálpar mér hins vegar að komast hraðar að þeim hluta verkefnisins þar sem þekking mín og reynsla skipta mestu máli.

Þetta getur sparað verulegan tíma. En sá tími fyllist fljótt af öðru. Tölvupóstum er svarað, ný verkefni tekin fyrir og næsta mál opnað. Í lok dags hefur meira verið gert, án þess að starfsfólkið eða þeir sem njóta þjónustunnar finni endilega mikinn mun.

Þarna liggur tækifæri sem mér finnst mikilvægt að ræða. Þegar tæknin léttir undir með okkur getum við líka endurskoðað hvernig við viljum verja vinnudeginum og hvað skiptir mestu máli í þjónustunni.

Meiri tími til að vanda verkin

Það er auðvelt að telja hversu mörg mál eru afgreidd. Mun erfiðara er að meta hvort svörin hafi orðið skýrari, ákvarðanirnar vandaðri eða samskiptin betri.

Þegar ný tækni styttir vinnslu máls getur verið skynsamlegt að nýta svigrúmið til að afgreiða fleiri mál. Það á sérstaklega við þegar biðlistar eru langir eða verkefnum fjölgar. Almenningur hefur augljósan hag af því að þurfa ekki að bíða lengur en nauðsynlegt er.

Í öðrum tilvikum getur ávinningurinn falist í að starfsmaður fái meiri tíma til að yfirfara flókið mál, útskýra niðurstöðu eða tala við þann sem þjónustuna þarf.

Gervigreind getur útbúið fyrstu drög að svari. Starfsmaðurinn getur þá lagt meiri vinnu í að tryggja að svarið sé rétt, skýrt og viðeigandi. Hún getur bent á frávik í gögnum og auðveldað sérfræðingi að beina athyglinni að því sem þarf að skoða nánar.

Að fá meiri tíma til að vanda verkin er líka aukin framleiðni, þótt hún birtist ekki endilega í fleiri afgreiðslum.

Tími almennings er líka verðmætur

Þegar opinber stofnun sparar tíma með sjálfvirkni eða notkun gervigreindar ætti almenningur að finna fyrir því.

Ávinningurinn getur birst í styttri bið eftir svörum, skýrari upplýsingum og einfaldari samskiptum. Hann getur líka falist í því að mál sé leyst í fyrstu tilraun í stað þess að einstaklingur þurfi að hringja aftur, senda fleiri tölvupósta eða leita milli stofnana.

Klukkustund sem einstaklingur þarf ekki að verja í bið eða leit að upplýsingum er raunverulegur ávinningur, jafnvel þótt hún sjáist ekki í bókhaldi stofnunarinnar.

Opinberar stofnanir búa yfir miklu magni upplýsinga, leiðbeininga, eyðublaða og verklagsreglna. Gervigreind getur auðveldað leit í þessu efni og hjálpað fólki að skilja hvað það þarf að gera. Með öruggum tengingum við viðeigandi kerfi gæti hún einnig hjálpað fólki að fylgjast með stöðu mála sinna.

Starfsfólkið fengi þá meiri tíma til að sinna þeim sem þurfa persónulega aðstoð eða eru með flóknari erindi. Þannig getur aukin notkun tækni skapað meira rými fyrir mannleg samskipti.

Betri vinnudagur er líka ávinningur

Ávinningurinn af gervigreind getur falist í fleiru en fjölgun afgreiddra verkefna. Hann getur líka birst í áhugaverðari störfum og minna álagi.

Mörg verkefni eru nauðsynleg en endurtekningarsöm. Finna þarf upplýsingar í löngum skjölum, flokka gögn, bera saman útgáfur og útbúa samantektir. Gervigreind getur hjálpað við þessa vinnu og sparað starfsfólki að byrja alltaf frá grunni.

Starfsmaðurinn þarf eftir sem áður að yfirfara niðurstöðuna og leiðrétta villur. En meiri hluti vinnudagsins getur farið í að nýta upplýsingarnar, leysa úr málum og ræða við fólk.

Það er að mínu mati eitt mest spennandi tækifærið. Sérfræðingar fá meira svigrúm til að sinna faglegum verkefnum og starfsfólk sem veitir þjónustu getur varið meiri tíma í samskiptin sjálf.

Þegar starfsfólk sér að tæknin léttir raunverulega undir með því verður jafnframt auðveldara að byggja upp áhuga á breytingunum. Fólkið sem vinnur verkin á hverjum degi veit oft best hvar tíminn fer til spillis og hvaða verkefni væri gagnlegast að einfalda. Sú reynsla þarf að fá að ráða miklu um innleiðinguna.

Ákveðum hvernig tíminn nýtist

Það er skynsamlegt að ákveða frá upphafi hvernig tíminn sem losnar á að nýtast og kanna síðan hvort ávinningurinn skili sér.

Hvaða verkefni á ný lausn að auðvelda? Hversu mikill tími fer í það í dag? Viljum við stytta bið, bæta yfirferð eða gera stofnuninni kleift að sinna fleiri verkefnum án þess að fjölga starfsfólki?

Við mat á tímasparnaði þarf að telja með þann tíma sem fer í yfirferð og leiðréttingar. Hraðari fyrstu drög jafngilda ekki alltaf hraðari afgreiðslu. Það sem skiptir máli er tíminn sem fer í verkefnið frá upphafi til enda og gæði niðurstöðunnar.

Svarið við því hvernig best sé að nýta sparaðan tíma verður ekki það sama alls staðar. Á einum vinnustað getur mesta þörfin verið að vinna niður uppsöfnuð mál. Á öðrum getur verið mikilvægara að bæta þjónustuna eða skapa svigrúm fyrir verkefni sem hafa lengi setið á hakanum.

Notkunin þarf jafnframt að vera örugg. Persónuupplýsingar og fjárhagslega eða viðskiptalega viðkvæmar upplýsingar eiga ekki heima í verkfærum sem hafa ekki verið samþykkt til slíkrar vinnslu. Starfsfólk þarf skýrar leiðbeiningar og viðeigandi þjálfun.

Innan þeirra marka eru fjölmörg tækifæri til að byrja á afmörkuðum verkefnum, læra af reynslunni og byggja áfram á því sem skilar árangri.

Ávinningurinn á að ná til allra

Hver á þá að fá tímann sem gervigreindin sparar?

Almenningur á að njóta hans í formi hraðari, einfaldari og betri þjónustu. Starfsfólkið á að verja minni tíma í endurtekin verkefni og fá meira svigrúm til að nýta þekkingu sína. Vinnustaðurinn á að geta sinnt hlutverki sínu betur og nýtt fjármuni af meiri hagkvæmni.

Þessi markmið geta farið saman. Skýrara svar getur sparað almenningi fyrirhöfn og starfsfólki endurtekin samskipti. Betri undirbúningur getur bæði stytt afgreiðslutíma og aukið gæði niðurstöðunnar.

Tíminn sem gervigreindin sparar á því að skila sér til okkar allra. Þá verður ávinningurinn sýnilegur í þjónustunni, vinnudeginum og rekstrinum — ekki aðeins í því hversu hratt tölvan svarar.

Höfundur er deildarstjóri fiskeldis hjá Matvælastofnun. Greinin er skrifuð í eigin nafni og endurspeglar persónuleg fagleg sjónarmið höfundar.