Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið „Dökk að utan en mjólkurhvít að innan“ Innlent Skipagöng ólíklegri eftir að tilboð reyndust of há Erlent Ósammála því að jarðvarmavirkjanir séu í losunarbókhaldinu Innlent Þjóðin sé orðin þreytt á málþófi Innlent „Mikill léttir“ af nýjum þingflokksformanni Innlent Björguðu ketti sem var fastur inni í Teslu Innlent Vilja búa til „friðarfána“ svo ekki þurfi að flagga erlendum fánum Innlent Skorar á verktaka að lækka íbúðaverð Innlent Ætla að hægja á eða stöðva flæði neyðaraðstoðar Erlent Ísland enn friðsælast í sífellt versnandi heimi Erlent Fleiri fréttir Uppsagnir vegna veiðigjalda, hamfarakólnun og fagnaðarlæti Flokks fólksins Ísland standi frammi fyrir hamfarakólnun verði ekkert gert „Mikill léttir“ af nýjum þingflokksformanni Hafstraumar, menntun, húsnæðisverð og pólitíkin í haust á Sprengisandi Tvö útköll vegna veiðarfæra í skrúfum Ósammála því að jarðvarmavirkjanir séu í losunarbókhaldinu Vilja búa til „friðarfána“ svo ekki þurfi að flagga erlendum fánum „Dökk að utan en mjólkurhvít að innan“ Þjóðin sé orðin þreytt á málþófi Tókst ekki að flýja lögreglu og var gómaður með þrjá hnífa og meint eiturlyf Leikskólabörn sungu með 89 ára harmonikuleikara í Garðabæ Skorar á verktaka að lækka íbúðaverð Björguðu ketti sem var fastur inni í Teslu Varnaðarorð sálfræðings, auðveldari leið inn á húsnæðismarkað og bangsakvöld Lýst eftir Ólafi í Búlgaríu Þyrlan kölluð út vegna beinbrotinnar göngukonu Vesturbæjarlaug opnar enn á ný Fjallað um Skjöld Íslands í forsíðugrein stórblaðs Skjálfti fannst í byggð Ólafur orðinn nýr þingflokksformaður Sjálfstæðisflokksins „Erfið stund en mikilvæg“ Kjötsúpu í boði á Hvolsvelli fyrir alla sem vilja Þorgerður á óformlegum fundi ESB Austurland í áfalli, uppstokkun í Valhöll og kjötsúpa fyrir alla Vann fyrir opnum tjöldum hjá bæði saksóknara og PPP Hvirfilbylur við Vatnsleysuströnd Framkvæmdir við Fjallaböðin í fullum gangi Leggja til breytingar á gatnamótum í kjölfar banaslyss Náðu fullum þrýstingi í nótt Drengurinn fannst heill á húfi Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið „Dökk að utan en mjólkurhvít að innan“ Innlent Skipagöng ólíklegri eftir að tilboð reyndust of há Erlent Ósammála því að jarðvarmavirkjanir séu í losunarbókhaldinu Innlent Þjóðin sé orðin þreytt á málþófi Innlent „Mikill léttir“ af nýjum þingflokksformanni Innlent Björguðu ketti sem var fastur inni í Teslu Innlent Vilja búa til „friðarfána“ svo ekki þurfi að flagga erlendum fánum Innlent Skorar á verktaka að lækka íbúðaverð Innlent Ætla að hægja á eða stöðva flæði neyðaraðstoðar Erlent Ísland enn friðsælast í sífellt versnandi heimi Erlent Fleiri fréttir Uppsagnir vegna veiðigjalda, hamfarakólnun og fagnaðarlæti Flokks fólksins Ísland standi frammi fyrir hamfarakólnun verði ekkert gert „Mikill léttir“ af nýjum þingflokksformanni Hafstraumar, menntun, húsnæðisverð og pólitíkin í haust á Sprengisandi Tvö útköll vegna veiðarfæra í skrúfum Ósammála því að jarðvarmavirkjanir séu í losunarbókhaldinu Vilja búa til „friðarfána“ svo ekki þurfi að flagga erlendum fánum „Dökk að utan en mjólkurhvít að innan“ Þjóðin sé orðin þreytt á málþófi Tókst ekki að flýja lögreglu og var gómaður með þrjá hnífa og meint eiturlyf Leikskólabörn sungu með 89 ára harmonikuleikara í Garðabæ Skorar á verktaka að lækka íbúðaverð Björguðu ketti sem var fastur inni í Teslu Varnaðarorð sálfræðings, auðveldari leið inn á húsnæðismarkað og bangsakvöld Lýst eftir Ólafi í Búlgaríu Þyrlan kölluð út vegna beinbrotinnar göngukonu Vesturbæjarlaug opnar enn á ný Fjallað um Skjöld Íslands í forsíðugrein stórblaðs Skjálfti fannst í byggð Ólafur orðinn nýr þingflokksformaður Sjálfstæðisflokksins „Erfið stund en mikilvæg“ Kjötsúpu í boði á Hvolsvelli fyrir alla sem vilja Þorgerður á óformlegum fundi ESB Austurland í áfalli, uppstokkun í Valhöll og kjötsúpa fyrir alla Vann fyrir opnum tjöldum hjá bæði saksóknara og PPP Hvirfilbylur við Vatnsleysuströnd Framkvæmdir við Fjallaböðin í fullum gangi Leggja til breytingar á gatnamótum í kjölfar banaslyss Náðu fullum þrýstingi í nótt Drengurinn fannst heill á húfi Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32