„Síðan kemur í ljós að við erum í gjör­ó­líkum störfum“

„Sem fólk heldur oft að felist þá mest í að vinna í deiliskipulagi fyrir hleðslustöðvar,“ segir Halla og hlær.

Sem er alls ekki raunin. Því verkefni Höllu eru tvíþætt: Annars vegar rekstrarverkefni sem starfsfólk virkjana stýra og hins vegar fjárfestingaverkefni sem Verkefnastofa tekur við.

Meistararitgerð Höllu var líka mjög áhugaverð.

„Ég talaði við konur sem eru forstjórar og framkvæmdastjórar. En eins og við vitum þá sjá konur að mestu um þriðju vaktina líka. Það kom mjög margt áhugavert út úr þessum samtölum,“ segir Halla og nefnir dæmi:

Aðeins ein kona sagðist ekki sjá um þriðju vaktina. 

Sem skýrist einfaldlega af því að maðurinn hennar er heimavinnandi. 

En það þýddi ekki að hann sæi um meira en hún. 

Heldur talaði hún frekar um að það þýddi að verkaskiptingin heima fyrir væri jöfn.“

Í Atvinnulífinu í gær og í dag er fjallað um verkefnastjórnun.

Sá tækifæri í verkefnastjórnun

Halla lærði félagsvísindi í Bandaríkjunum, en lauk síðan meistaranámi í verkefnastjórnun frá Háskóla Íslands.

„Ég fór í meistaranám í verkefnastjórnun vegna þess að mig langaði að læra eitthvað sem gæti mögulega opnað fyrir mig margar dyr. Væri þess eðlis að ég myndi ekki festast í einhverju einu og mjög sérhæfðu.“

Sem verkefnastjóri hefur hún starfað hjá Orku náttúrunnar í um eitt ár.

„Oft þarf ég að gúggla til að lesa mér til því auðvitað eru flestir sem ég starfa með verkfræðingar, vélfræðingar eða tæknifræðingar,“ segir Halla og hlær.

„En ég held að það sé af hinu góða að verkefnastjóri er einmitt ekki sérhæfður í nákvæmlega því sem unnið er að hverju sinni. Verkefnastjórinn er alltaf með fókusinn á stóru myndinni og það er auðveldara þegar maður er ekki sjálfur of ástríðutengdur verkefninu sem slíku.“

Í stuttu máli má segja að starf verkefnastjórans felist í að vinna að verkefni á sem hagkvæmasta hátt.

Sem þýðir að horft er til þátta eins og fjármagns, tíma eða að úthluta verkefnum.

„Ég er oft að vinna í því að fá að borðinu þá sem eru bestir til að leysa úr ákveðnum verkum, þannig að verk gangi sem greiðast fyrir sig,“ segir Halla sem dæmi um eitthvað klassískt á hennar borði.

Ég nálgast verkefnin kannski öfugt eða öðruvísi en aðrir sem eru hagsmunatengdir verkefninu, því minn bakgrunnur er einfaldlega allt annar. Þannig á ég auðveldara með að geta einbeitt mér að hlutum eins og kostnaðinum eða samskiptum.“

Misskilningur í atvinnuauglýsingum

Orka náttúrunnar er hluti af Orkuveitusamstæðunni og segir Halla nokkuð góða þekkingu á því innandyra, út á hvað starf og hlutverk verkefnastjóra er.

„Þarna er ákveðin verkefnamenning til staðar þannig að mér finnst flestir gera sér vel grein fyrir starfi verkefnastjóra á þessum vinnustað. En ég veit að stundum hefur verið um það rætt innan verkefnastjórageirans að það þyrfti að huga að einhverju til að kynna þetta starf betur. Því það er oft misskilið.“

Halla tekur nærtæk dæmi.

Ég sé þetta oft við lestur á atvinnuauglýsingum. Þar er oft verið að auglýsa eftir verkefnastjórum en þegar maður les síðan í hverju starfið felst, er ekkert verið að tala um verkefnastjóra í eiginlegri merkingu. 

Heldur frekar stöðugildi eins og aðstoðarkennari eða jafnvel starf í móttöku.“

Annað dæmi er þessi algengi misskilningur á því hvað fólk telur að verkefnastjóri geri hjá ON.

„Flestir halda að ég sé að vinna að deiliskipulagi fyrir hleðslugarða eða hleðslustöðvar fyrir húsfélög. Hvoru tveggja gæti ekki verið fjarri sannleikanum,“ segir Halla en nefnir dæmi:

„Dæmi um verkefni sem ég hef fylgt eftir frá upphafi til enda hjá ON og lauk við nýverið voru endurbætur á kæliturni á Helliðsheiðavirkjun annars vegar og hins vegar endurbætur á rafbúnaði turnsins.“

Verkefnastjórn og einkalífið

Halla mun fljótlega halda erindi um niðurstöður meistararitgerðarinnar sinnar fyrir Project Management Institute Þýskalands.

Ástæðan er einfaldlega sú að fólki leikur forvitni á að heyra hvernig verkefnastjórnun er að snerti hið daglega líf.

Ekki síst daglegt líf kvenna sem eru í stjórnendastöðum.

„Meistararitgerðin mín snerist um að skoða hvernig verkefnavæðingin er að hafa áhrif bæði inn á vinnustöðum og inn á heimilum. Og til þess að átta mig á því hvernig þessi verkefnavæðing er að hafa áhrif inn á heimilinum, ræddi ég við áðurnefndar konur í stjórnendastöðum.“

Með verkefnavæðingu á Halla við að nánast allt sem við gerum í dag, er orðið að einhverju verkefni.

„Einu sinni fóru fjölskyldur til útlanda og þá var bara pakkað niður í tösku og flogið út. Núna er hver fjölskylduferð orðin að nokkrum litlum verkefnum sem huga þarf að: Hver á að passa hundinn eða vökva blómin? Hvaða lyf þarf að taka út áður en við förum? Hvernig er veðurspáin á áfangastað og hverju þarf að pakka?“

Fjármagn þarf líka að áætla.

„Það kostar allt mikinn pening í dag, þannig að það að gera smá budget eða vera með yfirsýn yfir helstu kostnaðarliði skiptir máli.“

Höllu lék forvitni á að heyra hvernig konur, sem sinna mjög krefjandi störfum en reka líka heimili og sjá flestar um þriðju vaktina, eru að ná að halda utan um öll þessi verkefni.

„Það kom ofsalega skýrt fram hjá þeim öllum að til þess að halda öllu í horfinu, þá eru þær að verkefnavæða heimilin og lífið í þaula. Því með því að gera það, sporna þær við streitu sem dæmi og mynda mótspyrnu við álaginu.“

Að verkefnavæða og vera með yfirsýn þarf þó ekkert að vera flókið.

„Dæmi um eitthvað einfalt sem þessar konur gera er til dæmis að vera með dagatal á ísskápnum sem sýnir hverjir eiga að vera hvar, hvenær og hvaða daga þannig að það sé vel passað upp á að sækja börnin á leikskóla eða skutla í æfingar og svo framvegis.“

Margt sé keimlíkt einmitt því sem verkefnastjóri gerir.

„Ég nefni sem dæmi að sumar þessara kvenna hafa valið að fá aupair inn á heimilið til þess að létta undir ákveðnum verkum. Það sama geri ég sem verkefnastjóri. Ég leita kannski til verkfræðistofu til að vinna ákveðna verklýsingu vegna þess að ég hef einfaldlega ekki tíma.“

Halla tekur því undir orð Ingu Minelgaite, prófessors við Háskóla Íslands, í viðtali Atvinnulífsins í gær, um að aðferðafræði verkefnastjórnunar geti nýst mjög vel fyrir fólk í einkalífinu einnig.

Verkefnastjórnun felur í sér ákveðið hugarfar. 

Hvernig við getum til dæmis flutt til verkefni þegar það er mikið að gera og forða okkur frekar frá því að setja okkur sjálf upp að brúninni. 

En náum fyrir vikið að gera meira og betur það sem við þurfum að gera.“