Bylting á skjalasöfnum Svanhildur Bogadóttir skrifar 9. júní 2021 14:31 Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Mest lesið Það er allt í lagi að vera þú sjálfur - Opið bréf til Snorra Mássonar Kári Stefánsson Skoðun Samfélag án Pírata Lenya Rún Taha Karim Skoðun Foreldrar, ömmur og afar þessa lands - áskorun til ykkar! Ragnheiður Stephensen Skoðun Hver er munurinn á Viðreisn og Samfylkingu? Soffía Svanhvít Árnadóttir Skoðun Krónan eða evran? Kostir og gallar Hilmar Þór Hilmarsson Skoðun Við sem förum til Tenerife - Vaxta og húsnæðispyntingar á almenningi komið frá lífeyrissjóðum og leigufélögum Hreinn Pétursson Skoðun Þarf ég að flytja úr landi? Katrín Sigríður J. Steingrímsdóttir Skoðun Annarra manna peningar eru peningar okkar allra Davíð Þór Jónsson Skoðun Helvítis fokking fokk!! Er ekki nóg komið? Maríanna H. Helgadóttir Skoðun Ég á ‘etta, ég má ‘etta Jón Ármann Steinsson Skoðun Skoðun Skoðun Willum Þór – fyrir konur Heiðdís Geirsdóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Hjördís Guðný Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Af hverju kýs ég Samfylkinguna? Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun Uppeldi, færni til framtíðar - fór í skúffu stjórnvalda! Una María Óskarsdóttir skrifar Skoðun Við sem förum til Tenerife - Vaxta og húsnæðispyntingar á almenningi komið frá lífeyrissjóðum og leigufélögum Hreinn Pétursson skrifar Skoðun Hvar eru málefni barna og ungs fólks? Gunnar E. Sigurbjörnsson skrifar Skoðun Þetta með verðgildin Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Stöndum með trans börnum og foreldrum þeirra! Birna Guðmundsdóttir,Elín Oddný Sigurðardóttir,Ynda Eldborg skrifar Skoðun Ég á ‘etta, ég má ‘etta Jón Ármann Steinsson skrifar Skoðun Dómsmálið sem gæti kippt grunninum undan Heidelberg-verksmiðjunni Jón Hjörleifur Stefánsson skrifar Skoðun Viljum við sósíalisma? Reynir Böðvarsson skrifar Skoðun Það er allt í lagi að vera þú sjálfur - Opið bréf til Snorra Mássonar Kári Stefánsson skrifar Skoðun Rjúfum kyrrstöðu í vegaframkvæmdum um allt land G.Svana Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Lýðheilsa bænda Unnur Rán Reynisdóttir,Arnar Páll Gunnlaugsson skrifar Skoðun Hvenær á að skattleggja lífeyri? Inn eða út? Ragnar Þór Ingólfsson skrifar Skoðun Glasið er hálffullt Ingveldur Anna Sigurðardóttir skrifar Skoðun Skilvirkari og einfaldari stjórnsýsla í þágu almennings Guðlaugur Þór Þórðarson skrifar Skoðun Gervilíf Geir Gunnar Markússon skrifar Skoðun Málsvari hinsegin samfélagsins og mannréttinda Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Skoðun Framtíð til sölu Júlíus Kristjánsson skrifar Skoðun Kona, vertu ekki fyrir! Elín Björg Jónsdóttir,Halldóra Sigríður Sveinsdóttir,Hrafnhildur Lilja Harðardóttir skrifar Skoðun Hagsmunir Evrópu í orkumálum stangast á við okkar hagsmuni Magnús Gehringer skrifar Skoðun Eitt lag enn með Lilju Hópur óperusöngvara skrifar Skoðun Skaðsemi vindtúrbínuvera á íslenska náttúru Anna Sofía Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Hver er munurinn á Viðreisn og Samfylkingu? Soffía Svanhvít Árnadóttir skrifar Skoðun Kennarinn sem hvarf Álfhildur Leifsdóttir skrifar Skoðun Hamborgarhryggur - minnst viðeigandi jólamaturinn Óskar H. Valtýsson skrifar Skoðun Annarra manna peningar eru peningar okkar allra Davíð Þór Jónsson skrifar Skoðun Fasismi er að trenda – erum við að sofna á verðinum? Guðni Freyr Öfjörð skrifar Skoðun Ehf-gatið og leiðir til að loka því Matthias Harksen skrifar Skoðun Heilbrigðisvandamál heilbrigðiskerfisins Sigurður Páll Jónsson skrifar Sjá meira
Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður.
Við sem förum til Tenerife - Vaxta og húsnæðispyntingar á almenningi komið frá lífeyrissjóðum og leigufélögum Hreinn Pétursson Skoðun
Skoðun Willum Þór – fyrir konur Heiðdís Geirsdóttir,Halla Karen Kristjánsdóttir,Hjördís Guðný Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Við sem förum til Tenerife - Vaxta og húsnæðispyntingar á almenningi komið frá lífeyrissjóðum og leigufélögum Hreinn Pétursson skrifar
Skoðun Stöndum með trans börnum og foreldrum þeirra! Birna Guðmundsdóttir,Elín Oddný Sigurðardóttir,Ynda Eldborg skrifar
Skoðun Dómsmálið sem gæti kippt grunninum undan Heidelberg-verksmiðjunni Jón Hjörleifur Stefánsson skrifar
Skoðun Það er allt í lagi að vera þú sjálfur - Opið bréf til Snorra Mássonar Kári Stefánsson skrifar
Skoðun Kona, vertu ekki fyrir! Elín Björg Jónsdóttir,Halldóra Sigríður Sveinsdóttir,Hrafnhildur Lilja Harðardóttir skrifar
Við sem förum til Tenerife - Vaxta og húsnæðispyntingar á almenningi komið frá lífeyrissjóðum og leigufélögum Hreinn Pétursson Skoðun