Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Ætla að opna Bláa lónið 29. nóvember Innlent „RÚV er sá fjölmiðill sem er líklega einna lengst til vinstri á Íslandi“ Innlent Rafmagnsmastur í hættu vegna hraunflæðis Innlent Segist svikin af Viðreisn og segir sig úr flokknum Innlent Hörð viðbrögð við vaxtahækkunum Innlent Tilbúin að aflýsa verkföllum í fjórum leikskólum Innlent Atburðarás gærdagsins í myndum Innlent Eldri maður á gamalli Corollu ógnaði ekki lífi hjóna á nýjum Ram Innlent Vaktin: Totur farnar að teygja sig til norðurs Innlent Fleiri fréttir „RÚV er sá fjölmiðill sem er líklega einna lengst til vinstri á Íslandi“ Ætla að opna Bláa lónið 29. nóvember Rafmagnsmastur í hættu vegna hraunflæðis Segist svikin af Viðreisn og segir sig úr flokknum Tilbúin að aflýsa verkföllum í fjórum leikskólum Hörð viðbrögð við vaxtahækkunum Boða verkföll í tíu leikskólum í desember Í beinni frá gosstöðvum, undrun á vegferð seðlabankans og lokasprettur Atburðarás gærdagsins í myndum Eldri maður á gamalli Corollu ógnaði ekki lífi hjóna á nýjum Ram Virkni í þremur gígum og mest í miðjunni Mikill meirihluti vill ekki sjá sjókvíaeldi í Seyðisfirði Segir íbúafundinn ekki hafa verið nægilega upplýsandi FA klagar Willum Þór til umboðsmanns Með hundruð kílóa af þýfi heima hjá sér Bílar og byggingariðnaður losar mest í Reykjavík „Allt athafnasvæði Bláa lónsins er innan varnargarða“ Rokk og ról í Rockville holunni frestast fram í janúar Framsókn með þriggja prósenta fylgi í borginni Gist í um tuttugu húsum í Grindavík Njarðvíkuræðin heldur sem stendur og vaxtakjörin útskýrð á mannamáli Útkall vegna reyks við Borgarholtsbraut Ekki þörf enn á að stækka varnargarða við Bláa lónið Bein útsending: Heilbrigðisstarfsfólk grillar frambjóðendur Meirihluti styður verkfallsaðgerðir kennara Jafnast ekki út að vera með annan fótinn í hrauni og hinn í ís Stöðug virkni í nótt og og litlar breytingar Hótaði heimilismönnum með skærum Sigmundur hafi viljað í kennslustund með nemendum Gætu kosið strategískt þegar svo margir flokkar eru á mörkunum Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Kosningavaktin: Íslendingar ganga að kjörborðinu Innlent Ætla að opna Bláa lónið 29. nóvember Innlent „RÚV er sá fjölmiðill sem er líklega einna lengst til vinstri á Íslandi“ Innlent Rafmagnsmastur í hættu vegna hraunflæðis Innlent Segist svikin af Viðreisn og segir sig úr flokknum Innlent Hörð viðbrögð við vaxtahækkunum Innlent Tilbúin að aflýsa verkföllum í fjórum leikskólum Innlent Atburðarás gærdagsins í myndum Innlent Eldri maður á gamalli Corollu ógnaði ekki lífi hjóna á nýjum Ram Innlent Vaktin: Totur farnar að teygja sig til norðurs Innlent Fleiri fréttir „RÚV er sá fjölmiðill sem er líklega einna lengst til vinstri á Íslandi“ Ætla að opna Bláa lónið 29. nóvember Rafmagnsmastur í hættu vegna hraunflæðis Segist svikin af Viðreisn og segir sig úr flokknum Tilbúin að aflýsa verkföllum í fjórum leikskólum Hörð viðbrögð við vaxtahækkunum Boða verkföll í tíu leikskólum í desember Í beinni frá gosstöðvum, undrun á vegferð seðlabankans og lokasprettur Atburðarás gærdagsins í myndum Eldri maður á gamalli Corollu ógnaði ekki lífi hjóna á nýjum Ram Virkni í þremur gígum og mest í miðjunni Mikill meirihluti vill ekki sjá sjókvíaeldi í Seyðisfirði Segir íbúafundinn ekki hafa verið nægilega upplýsandi FA klagar Willum Þór til umboðsmanns Með hundruð kílóa af þýfi heima hjá sér Bílar og byggingariðnaður losar mest í Reykjavík „Allt athafnasvæði Bláa lónsins er innan varnargarða“ Rokk og ról í Rockville holunni frestast fram í janúar Framsókn með þriggja prósenta fylgi í borginni Gist í um tuttugu húsum í Grindavík Njarðvíkuræðin heldur sem stendur og vaxtakjörin útskýrð á mannamáli Útkall vegna reyks við Borgarholtsbraut Ekki þörf enn á að stækka varnargarða við Bláa lónið Bein útsending: Heilbrigðisstarfsfólk grillar frambjóðendur Meirihluti styður verkfallsaðgerðir kennara Jafnast ekki út að vera með annan fótinn í hrauni og hinn í ís Stöðug virkni í nótt og og litlar breytingar Hótaði heimilismönnum með skærum Sigmundur hafi viljað í kennslustund með nemendum Gætu kosið strategískt þegar svo margir flokkar eru á mörkunum Sjá meira