Síðustu ár heimsfaraldurs hafa umfram annað kennt okkur að hlutir gerast sem við gátum ekki gert ráð fyrir að gætu gerst.
Við höfum upplifað tíma þar sem enginn fór til útlanda og enginn kom til okkar. Á okkar undarlegustu tímum var bannað að dansa og eftir lögreglunni var haft „fólk var að dansa, það þurfti að taka á því“. Fyrir fáum árum hefðum við sagt öllum að það væri galið að lögreglan myndi keppast við að banna fólki að dansa eins og við værum stödd í Footloose. Samt gerðist það.
Við eigum langa sögu af lélegum línulegum spám mikilsvirtra sérfræðinga sem eru nánast orðnar rangar um leið og þær eru gefnar út. Sjálfur er ég ekkert saklausari af þessu en hver annar.
Þróun og fjöldi ferðafólks síðasta áratuginn er ágætt dæmi um það en sérfræðingar spáðu árið 2013 að ferðamönnum myndi fjölga nokkuð línulega, um 20% á ári, og ná um 1,5 milljón árið 2023. Eins og búast mátti við rættist þetta ekki og raunin varð að ferðamenn á Íslandi fóru yfir 2 milljónir árið 2017 en voru svo tæplega 500 þúsund árið 2020. Engin leið var að spá þessu árið 2013. Ég hef samúð með spámönnunum. Þessar spár voru ekkert verri en gengur og gerist, það er einfaldlega í besta falli mjög erfitt að spá.
Það er mikilvægt að gera áætlanir, setja stefnu og marka áherslur til framtíðar þó erfitt sé að spá. Hafa þarf í huga að þessir mikilvægu þættir stjórnunar fyrirtækja og stofnana séu ígrundaðir og gangi sem best upp þó framtíðin þróist ekki eins og búist var við þegar plönin voru gerð. Þar getur sviðsmyndagreining komið til sögunnar og getur meira að segja verið mjög hjálpleg.
Fyrir fáum árum hefðum við sagt öllum að það væri galið að lögreglan myndi keppast við að banna fólki að dansa eins og við værum stödd í Footloose. Samt gerðist það.
Sviðsmyndir gagnlegar
Mögulegt er að teikna upp myndir af mögulegri framtíð með sviðsmyndum og máta það sem stefnt er að svo gagnvart þeim. Þá er lagt mat á mögulega drifkrafta til framtíðar og þeir metnir út frá því hversu mikils verðir þeir eru, og hversu mikil óvissa er um þá. Þannig getum við áttað okkur á ógnunum og tækifærum, mátað áætlanir og framtíðarsýn við þær áskoranir sem drifkraftar kunna að skapa og skerpt þannig sýn á það hvernig stjórnendur beita sér til að móta framtíð í samræmi við sett markmið.
Dæmi um svona nálgun er þegar Reykjavíkurborg spurði nýlega undir hvernig borg Græna planið, sóknaráætlun Reykjavíkurborgar, þyrfti að vera undirbúin. Í sviðsmyndagreiningu Græna plansins var spurt, hvaða drifkraftar skipta máli varðandi hvernig borg Reykjavík verður og um hverja þeirra ríkir óvissa í stað þess að spyrja hvernig borg höldum við að Reykjavík verði árið 2035. Í vinnu Reykjavíkurborgar var lagt mat á um 70 drifkrafta og þeim skipt í fjóra hópa. Meðal ólíkra metinna drifkrafta voru fólksfjölgun, Borgarlína, traust milli borgara, loftslagsbreytingar og hugrekki stjórnmálafólks til að hugsa stórt.
Þeir drifkraftar sem unnið er með má kalla „mikilvægustu óvissuþættina” þeir drifkraftar sem gætu haft mikil áhrif en er jafnframt mikil óvissa um hvernig þróast. Úr þessum kröftum voru smíðaðar ólíkar sviðsmyndir, ímyndaðar sögur sem teygja á hugsun, skora viðteknar skoðanir og venjur á hólm en eru jafnframt mögulegar og rökréttar.
Í sviðsmyndagreiningu Græna plansins var spurt, hvaða drifkraftar skipta máli varðandi hvernig borg Reykjavík verður og um hverja þeirra ríkir óvissa í stað þess að spyrja hvernig borg höldum við að Reykjavík verði árið 2035.
Aðrir drifkraftar eru ekki áhugaverðir í samhengi sviðsmyndasmíði. Þeir eru það vegna þess að um þá er lítil óvissa og því byggja þeir undir allar mögulegar sviðsmyndir frekar en að vera aðgreinandi á milli þeirra eða skipta einfaldlega litlu máli.
Ef vel tekst til er afrakstur sviðsmyndagreiningar ólíkar en kraftmiklar sviðsmyndir. Úr verða gagnadrifnar sögur um framtíðina, sem hjálpa okkur að þekkja sem best í dag hvort það sem við stefnum að sé líklegt til að gerast. Þetta er tilraun til að notast við skipulagða aðferð til að sjá fyrir sér mögulega framtíð og setja fram kenningar um framtíðarmöguleika til að hjálpa okkur að búa okkur undir hana. Þetta er því alls ekki spá um líklegustu framtíðarmyndina heldur leið til að ræða hvernig hægt er að gera framtíðarsýn og áætlanir að veruleika.
Þó við horfumst ekki alltaf í augu við það þá erum við líkleg til að ofmeta breytingar til tveggja ára en vanmeta breytingar næsta áratugar. Eitt af því fáa sem við vitum er að breytingar verða meiri og öðruvísi til lengri tíma litið en við gerum ráð fyrir.
Getur þetta gengið upp?
Ef greining á sviðsmyndum og framtíðarplönum leiðir það í ljós að ólíklegt er að lykilþættir verði að veruleika í einni eða fleiri mögulegum sviðsmyndum er ástæða til að breyta plönum eða skerpa á. Ef greining leiðir hins vegar í ljós að plön eru þannig úr garði að þau taki mið af og nýti það sem mögulega gæti gerst í framtíðinni, hvernig sem framtíðin þróast, veitir það okkur traust til að halda áfram vegferðinni. Þá ættum við að eiga góða möguleika á að árangur sem að er stefnt náist. Sviðsmyndir eru því tæki til að skipuleggja aðgerðir og meta þrautseigju og sveigjanleika mótaðrar stefnu, áætlana og aðgerða.
Þó við horfumst ekki alltaf í augu við það þá erum við líkleg til að ofmeta breytingar til tveggja ára en vanmeta breytingar næsta áratugar. Eitt af því fáa sem við vitum er að breytingar verða meiri og öðruvísi til lengri tíma litið en við gerum ráð fyrir. Við vitum því að hefðbundnar línulegar áætlanir verða rangar, skila niðurstöðum sem eru einungis unnar út frá hinu þekkta og munu ekki koma á óvart. Bara á síðustu mánuðum höfum við þurft að glíma við eldgos í bakgarðinum og árás Rússa á Úkraínu, hvorugt viðburðir sem línulegar spár hefðu gert ráð fyrir. Ólíkt hefðbundnum spám leggur sviðsmyndagreining áherslu á að hugsað sé á jaðrinum, viðteknar hugmyndir séu skoraðar á hólm og litið sé til fjölbreyttra möguleika til að taka upplýstar ákvarðanir. Því getur hún hjálpað okkur við að búa okkur sem best undir framtíðina – hvernig sem hún þróast.
Höfundur er meðeigandi hjá Deloitte.
