Að ræða erfið mál í vinnunni

Að forðast erfið samtöl er eðlilegt og algengt. Fæst okkar vilja skapa leiðindi eða særa einhvern og oft vitum ekki hvernig best er að bera sig að.

Að ræða málin fyrr en seinna er hins vegar oftast best fyrir alla aðila. Hér eru fimm góð ráð sem geta hjálpað.

Köttur í kringum heitan graut

Þegar við loksins tökum af skarið til að ræða málin, er mikilvægt að fara ekki í kringum hlutina eins og köttur í kringum heitan graut. Við þurfum að vera heiðarleg og hreinskilin og helst að sleppa löngum formálum.

Margir falla til dæmis í þá gryfju að byrja á formála þar sem viðkomandi er hrósað í hástert og því löngu farin að bíða eftir því hvenær eitthvað „En…“ kemur. 

Því er best að koma sér beint að efninu og segja til dæmis:

 „Ég þarf að ræða við þig mál sem ég hef forðast að gera í nokkurn tíma, en þetta er mál sem skiptir mig miklu máli.“

Það jákvæða við þessa setningu er að þú lætur vita að þú viljir ræða erfitt málefni en einnig að þú þurfir að fá svigrúm til þess að tala án þess að gripið sé fram í fyrir þér.

„Ég“ frekar en „þú“ eða „við“

Það er lykilatriði að orða hlutina ekki þannig að viðkomandi fari strax í vörn. Að nota orð eins og „þú“ eða „við“ er líklegri leið til að kalla fram slík varnarviðbrögð.

Tökum dæmi:

Í staðinn fyrir að segja „Þú hlustar ekkert á það sem ég segi og gerir aldrei það sem ég bið um.“

Frekar að segja „Mér líður eins og þér finnist lítið til minna skoðana koma og að það sé þess vegna sem það skipti þig litlu máli hvað ég er að biðja um að sé gert.“

Staðreyndir frekar en tilfinningar

Oft felst stærsta áskorunin í erfiðum samtölum að halda tilfinningum fyrir utan samtalið, en einblína þess í stað á staðreyndir.

Tökum dæmi:

Segjum sem svo að einhver hafi mætt of seint á daglega fundi alla vikuna. Þá er best að segja 

„Þú mættir of seint mánudag, þriðjudag, miðvikudag og fimmtudag og það er ekki ásættanlegt fyrir okkur hin.“

En ekki segja „Þú berð enga virðingu fyrir tíma okkar hinna því þú mætir bara alltaf of seint á fundina okkar.“

Að forðast tilfinningalegt uppnám gildir líka um þig. Þess vegna þarft þú að vera undir það búin að þegar þér verður svarað og samtalið hefst, þá horfir þú áfram á staðreyndir frekar en tilfinningar.

Að spjalla

Jafn undarlega og það hljómar virðist fólk oft finna það á sér þegar ræða á einhver erfið eða alvarleg mál. 

Oft gerist það þá ósjálfrátt að áður en þú veist af, hefur viðkomandi bryddað upp á einhverju persónulegu spjalli sem leiðir þinn inn á allt aðrar brautir en þú ætlaðir að fara.

En þetta er samtal sem þú ætlaðir að taka og þú ætlar þér að stýra.

Til að afvegaleiðast ekki er gott að sýna þá sjálfsögðu kurteisi að hlusta, en halda síðan þínu striki og hefja það samtal sem á að fara fram.

Framtíðar samskipti

Þá er mikilvægt að muna að tilgangur samtalsins er að betrumbæta eitthvað. 

Kannski er markmiðið að hreinsa andrúmsloftið. Eða að koma einhverjum samskiptum eða verkefnum í betri farveg.

Aðalmálið er að missa ekki fókusinn á það að tilgangur samtalsins er að það skili góðri niðurstöðu og eyðileggi ekki fyrir framtíðar samskiptum eða sambandi.

Fæstir bregðast mjög reiðir eða illa við og því er gott að hafa í huga að með smá undirbúningi og góðum vilja, er í langflestum betra að taka samtalið fyrr en seinna.