Góð ráð fyrir verkefnalistann og forgangsröðun verkefna

„Gerð verkefnalista er ekki átaksverkefni heldur leið til að halda sig að verki og eins er verkefnalisti mjög góð leið til að losa um verkefnaálag og áhyggur af því að gleyma að gera einhver tiltekin verk,“ segir Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi. 

„Þegar mikið gengur á í kollinum þá er það mjög streitulosandi að skrifa iður hvað þurfi að gera í þeim málum sem við hugsum um,“ segir Gunnar og bætir við „Það hafa margir sérfræðingar látið ljós sitt skína um hvaða aðferð er best að viðhalda og vinna með verkefnalista. Mín persónulega reynsla er sú að það er ekki til nein ein rétt leið. Venjur og reynsla manna er misjöfn og allir finna sína leið á endanum ef þeir hafa þolinmæði til.“

Gunnar hefur próf í verkefnastjórnun frá HÍ og markþjálfun frá Evolvia og IBT Learning & Development. Hann segir fólk almennt sífellt vera að leita leiða til að gera meira. „Það les greinar eins og þessa, gúgglar eftir góðum ráðum, ræðir málin á starfsmannafundum og manna á milli,“ segir Gunnar og bendir á að krafan er sífellt háværari um færra fólk og meira framlag hjá hverjum og einum.

En hvernig getum við gert góðan verkefnalista fyrir daginn?

Gunnar segir algengustu mistökin sem fólk gerir með verkefnalistann einkum vera tvenn:

„Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar. 

Að sögn Gunnars er skýringin á því að listinn verður of oft of langur sú að alls konar hugmyndir vakna oft hjá manni sjálfum eða samstarfsmönnum, sem gerir það að verkum að á endanum eru alls kyns aðgerðir komnar á verkefnalistann.

Fyrsta ráðið er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum.

Gunnar segir að eflaust sé ekki auðvelt að segja nei við yfirmann sinn eða samstarfsfélaga. Hins vegar sé það svo að enginn kemst yfir allt.

„Við erum öll með fulla dagskrá nú þegar og ef eitthvað bætist við þá dregur það úr öðrum aðgerðum. Málið er að öll vinna tekur tíma og öll vinna fer fram í tíma,“ segir Gunnar.

Það næsta er síðan að spyrja sjálfan sig:

Hvað bý ég til, hvert er mitt framlag, hvað þarf að gera?

Svörin við þessum spurningum mynda lista. Þegar listinn kemst síðan til framkvæmda segir Gunnar mikilvægt að vinna ekki að fleiri en tveimur forgangsmálum á sama tíma. Þegar þeim er lokið, á að ákveða hver ný forgangsverkefni eru.

En hvernig á að forgangsraða?

Gunnar tekur dæmi um verkefnalista þar sem búið er að skrifa niður tíu verkefni. Til að ákveða á hverju á að byrja er gott að styðjast við Pareito lögmálið, sem oft er kallað 80/20 reglan.

„Þetta er reglan um hið litla sem skilar miklu. Að 80% af söluhagnaði komi frá 20% viðskiptavina. Að 80% af truflunum sé frá 20% af samstarfsfólki,“ segir Gunnar.

Í samhengi við verkefnalistann þýðir þetta að tvö af þeim tíu verkefnum sem eru á listanum, muni skila 80% af ávinningi vinnudagsins.

Að sögn Gunnars er ekki alltaf augljóst hvaða tvö verkefni það eru.

Ein öflugasta starfsþróun sem hver getur sinnt í sínu starfi er leitin að þessu svari. Hvað tiltölulega fáu verkefni skila þér og þínu fyrirtæki mestum ávinningi með þínu framlagi.

Sá sem það veit, er mjög mikils virði í sínu starfi,

segir Gunnar að lokum.