Að forðast mistök í tölvupóstum, líka Gmail

Drjúgur hluti vinnu fólks felst stundum í því að senda eða svara tölvupóstum en auðvitað getur það verið mismunandi eftir því við hvað við störfum. Flestir nota þó tölvupóst í einhverjum mæli, ef ekki fyrir vinnuna þá fyrir sig sjálf.

Þá er líka mikilvægt að vera með sér netfang fyrir einkamál því vinnunetfang er ekki við hæfi að nota fyrir annað en vinnutengd mál. Margir festast þó í þeim vana að nota einungis vinnupóstinn sinn fyrir öll erindi. Þetta þýðir þá meðal annars að ef viðkomandi skiptir um starf, glatast tölvupóstar sem fólk hefði annars yfirráð yfir áfram. 

Hér eru nokkur ráð fyrir tölvupósta sem við sendum og þau eiga þá líka við um tölvupósta sem við sendum úr okkar eigin netfangi eins og Gmail.

1. Skýr yfirskrift/fyrirsögn

Yfirskrift eða fyrirsögn (e. subject) tölvupósta getur skorið úr um það hversu fljótt eða áhugasamur viðtakandi er um tölvupóstinn frá þér. Reyndu að hafa textann í yfirskriftinni skýran og eins lýsandi fyrir innihaldið. fyrir innihaldið. ,,Breyttur fundartími“ eða ,,Ein spurning um kynninguna þína.“ ,,Tilboð vikunnar.“

2. Fagleg undirskrift

Óháð því hvaða póstforrit þú notar er ráðlagt að vera alltaf með faglega undirritun staðlaða í öllum póstum frá þér. Mörg fyrirtæki eru með staðlað form á undirritun starfsmanna sinna en þeir sem starfa sjálfstætt eða nota mest einkapóstinn sinn, ættu einnig að útbúa faglega undirskrift þar sem fullt nafn er tiltekið, símanúmer og stöðuheiti eða starf.

Ef undirskrift er einungis í textaformi er ráðlagt að hún sé stílhrein, sama leturgerð og stærð notuð.

3. Einkamál aðskilin vinnupósti

Þótt þér sé tamt að nota vinnupóstinn þinn eiga einkamál að vera send úr öðru netfangi. Margir styðjast við Gmail en mörg önnur póstforrit eru til sem einnig eru ókeypis. Það er ekki viðeigandi fyrir móttakandann að sjá tölvupóst frá þér sem sendur er í einkaerindum, sendan frá póstfangi vinnuveitanda þíns.

4. Ekki gera ,,reply all“ á fjöldapóst

Ef þú færð tölvupóst þar sem viðtakendur eru mjög margir er ráðlagt að hugsa sig tvisvar um áður en þú sendir svarpóst á alla (e. reply all). Í sumum tilvikum getur svarið átt erindi við alla en algeng mistök hjá fólki eru að svara fjöldapósti með ,,reply all“ þótt svarið eigi í rauninni eingöngu erindi við þann sem sendi póstinn. Það getur verið hvimleitt fyrir aðra móttakendur að fá svör frá öllum.

5. Orðalag

Í vinnutengdum tölvupóstum er frekar mælt með því að nota orðalag eins og Sæll/sæl frekar en Hæ en það þarf þó ekki að gilda um tölvupósta sem sendir eru á milli starfsfélaga eða fólks sem þekkist vel vegna vinnu. Aðalmálið er að vanda orðalag í tölvupóstum þannig að ritmálið þitt hæfi erindinu og móttakandum.

6. Sparaðu upphrópunarmerki og önnur tákn

Það á stundum við að nota upphrópunarmerki eða jafnvel emjoi tákn en í vinnutengdum tölvupóstum er mælt með því að fara sparlega með notkun á slíkum táknum. Þau þarf að nota ef innihaldið gefur virkilegt tilefni til eða ef það er við hæfi að senda slíkt tákn, t.d. broskarl, til móttkandans.

7. Fyndni á sjaldnast við

Það þekkja það margir að innihald tölvupósta getur misskilist. Eitt af því sem mælt er með því að forðast í vinnutengdum tölvupóstum er að reyna að vera fyndinn í ritmáli. Oft kemst fyndni illa til skila í tölvupóstum auk þess sem það þarf ekkert endilega að vera að móttakandanum finnist fyndnin þín yfir höfuð sniðug.

8. Svaraðu tölvupóstum

Það skiptir í rauninni engu máli hvert innihald tölvupósta er en almennt er mælt með því að þú svarir öllum tölvupóstum sem þér berast. Þannig staðfestir þú móttöku póstsins og sýnir viðtakandanum ákveðna kurteisi.

9. Stafsetning og málfar

Reyndu að venja þig á að lesa yfir tölvupósta sem þú sendir því það er hvimleitt að senda frá sér tölvupóst með stafsetningavillum eða röngu málfari.

10. Er móttakandinn réttur?

Þá er góð venja að passa sig sérstaklega vel á því að móttakandinn sé örugglega réttur aðili. Í mörgum póstforritum koma nöfn móttakenda upp sjálfkrafa sem getur leitt til þess að í fljótfærni er auðvelt að senda tölvupóst á rangan aðila.

11. Framsetningin

Gott er að miða við að tölvupóstur sé ekki í of löngu máli og að hann sé þannig framsettur að hann er auðveldur yfirlestrar. Hér er til dæmis mælt með því að leturgerð og litur sé hefðbundin.

Ágætis regla er að horfa alltaf á tölvupóst áður en hann er sendur og velta því fyrir sér hversu auðveldur pósturinn væri fyrir þig sjálfa/n að lesa.

12. Kurteisi

Þá skiptir það auðvitað máli að orðaval sé alltaf kurteist í tölvupósti, annað er auðvelt að misskilja.

13. 100% trúnaður er ekki til

Tölvupósta er auðvelt að framsenda og þú veist í rauninni aldrei hvar þeir geta endað. Þess vegna er mælt með því að innihaldið þeirra sé ekki það mikið trúnaðarmál að það þyldi ekki dagsins ljós eða lestur af einhverjum sem þú ætlar ekki póstinn.

Loks má nefna að þótt flestir séu með tölvupóstföngin sín einnig í símanum telst það ekki alltaf við hæfi að senda eða svara vinnutengdum tölvupóstum úr snjallsíma.  Þá hefur verið meira um það rætt síðustu árin að fólk temji sér það að senda tölvupósta á hefðbundnum vinnutíma en ekki á kvöldin eða um helgar.